Een van de eerste acties voor een website is het verzamelen van de basisgegevens van je bedrijf. En nee, dan heb ik het niet over de ‘look & feel’ van je website, of je marketingstrategie, of Google en SEO, etc.
Gewoon back to basic: de basisgegevens van jouw bedrijf. Voor een aantal van deze gegevens geldt nl. dat je deze volgens de wet op je site moet vermelden. Het maakt dan niet uit of je zzp’er bent en werkt vanuit een eenmanszaak, of dat je een BV, een VOF of NV hebt.
Ik spreek nog regelmatig ondernemers voor wie dit nieuw is.
Tijd om het eens op een rijtje te zetten.

Gegevens die in elk geval op je website moeten staan:

1. De bedrijfsgegevens

• De volledige naam van je bedrijf of praktijk.
  (Dus niet alleen je handelsnaam.)
• Het vestigingsadres.
  (Ook wanneer dit je privéadres is wanneer je vanuit huis werkt.)
• De contactgegevens.
  (Minimaal 1 e-mailadres en 1 telefoonnummer voor direct persoonlijk contact.)
• KvK-nummer.
• Btw-nummer.
  (Voor BV’s, NV’s, etc. en alle andere rechtsvormen die btw-plichtig zijn.)
  Of:
• Btw-id-nummer voor de zpp’er met een eenmanszaak.
  (Let op: dus niet je btw-nummer.)

Optioneel (wanneer dit van toepassing is):

• De beroepsvereniging waarbij je bent aangesloten, met ook de beroepstitel waaronder je werkzaam bent en een verwijzing naar de beroepsregels die je vanuit je professie volgt.
• Werk je onder een vergunning? Dan vermeld je ook de gegevens van de autoriteit die toezicht houdt.

Eigenlijk is het heel simpel: het niet vermelden van deze basic informatie kan vraagtekens oproepen bij jouw imago van betrouwbare ondernemer.
Persoonlijk kijk ik altijd of dit aanwezig is wanneer ik iets koop bij een – voor mij – nieuwe winkel of leverancier. Niet aanwezig? ‘Klik, en door naar de concurrent’.

2. De algemene voorwaarden

Verkoop je diensten of producten via je website? Dan is het slim om op je salespagina’s – en daar waar het verder helder is dat je iets verkoopt – te verwijzen naar je algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het verkopen van jouw product of het leveren van jouw dienst.
Dat kan via een linkje naar jouw algemene voorwaarden, die je als pdf-bestand in je website opneemt. Klanten kunnen deze algemene voorwaarden dan meteen lezen of downloaden.
Heb je een zichtbaar verkoopproces op je website, bijv. een webshop of een betaalfunctie op je website, attendeer je klant dan altijd via een check box op de algemene voorwaarden en het akkoord gaan met deze voorwaarden.

3. De privacyverklaring

Worden er via jouw website persoonlijke gegevens verwerkt?
Dan ben je verplicht een privacyverklaring (‘privacy statement’ of ‘privacy beleid’) op je website te plaatsen.
Sinds 25 mei 2018 geldt nl. de nieuwe Europese privacywetgeving, de zgn. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). En een van de verplichtingen uit deze AVG is de informatieplicht.
Verwerk jij als ondernemer (dus ook als zzp’er) persoonsgegevens van je klanten, opdrachtgevers en andere zakelijke relaties, dan heb je deze informatieplicht. Dat begint al bij:

• Een aanmeldoptie voor een blog, nieuwsbrief, challenge, etc.
• Het opstellen van een offerte.
• Een eenvoudig contactformulier op je website.
• Het bijhouden van afspraken met je klanten (al die niet via je website).
• Het maken van een factuur.
• Het verzenden van een nieuwsbrief, mailing, etc.

De meest eenvoudige manier om aan deze plicht te voldoen is het opnemen van een privacyverklaring op je website en hiernaar te verwijzen in bijv. je offertes en andere commerciële uitingen. Je zit helemaal safe wanneer je deze verklaring laat opstellen door een jurist, dan weet je zeker dat alle aspecten van jouw bedrijf en bedrijfsactiviteiten juridisch goed gedekt zijn. Heb je minder budget? Dan kan je zelf een privacyverklaring samenstellen m.b.v. veiliginternetten.nl (een initiatief van de Rijksoverheid).

En let op: in feite is een privacyverklaring verplicht voor elke ondernemer. Ja, ook als je geen website hebt. En ja, ook als je stelling is dat je alleen een website hebt om vindbaar te zijn. Want ook jij verwerkt persoonsgegevens. Al is het maar het noteren van een telefoonnummer om een (potentiële) klant te bellen, of een (e-mail-)adres noteren om een offerte op te stellen en te verzenden. Ook dat valt onder het verwerken van persoonsgegevens.
Wil je meer weten over de AVG en de privacyverklaring? Kijk dan op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Cookiemelding & cookieverklaring

Plaatst jouw website tracking cookies (zgn. Marketingcookies) op de pc, tablet of mobiele telefoon van jouw websitebezoeker? Dan ben je verplicht hiervoor vooraf toestemming aan jouw websitebezoeker te vragen. Een cookiebanner (cookiemelder) lost dit simpel en snel voor je op.
In de cookieverklaring leg je uit welke soort cookies op jouw website worden gebruikt en wat het doel van deze cookies is.
Kort na het inwerking treden van deze nieuwe AVG-wetgeving werden cookieverklaringen apart in een website opgenomen. Tegenwoordig wordt dit verwerkt in de privacyverklaring.
Let wel even goed op of jouw privacyverklaring hierin voldoende voorziet.

5. Heb je een webshop?

Heb je een webshop dan zijn er iets meer regels waar je rekening mee moet houden.
Vermeld in elk geval:

• De belangrijkste kenmerken en details van het product of de dienst dat je verkoopt (bijv. de het aantal, de kleur, de omvang, het gewicht, het aantal stuks in een verpakking, de producent, etc.)
• De prijs inclusief btw.
• De wijze waarop betaald kan worden.
• De stappen die nodig zijn om echt tot koop over te gaan. Helder dient te zijn op welk moment de websitebezoeker tot aankoop overgaat én dus een betalingsverplichting aangaat.
• De optie voor de klant om de aankoop nog even te checken en aan te passen voordat hij de bestelling definitief plaatst.
• De leveringstermijn en de kosten voor levering.
• Het retourbeleid: de mogelijkheid en wijze van retourneren, het retouradres, de termijn voor retourneren en de daaraan verbonden kosten.
• De mogelijkheid gebruik te maken van ontbindingsrecht (herroepingsrecht), of je attendeert je klant erop dat jouw bedrijf voor dit aspect valt onder een van de uitzonderingen. Consumenten hebben nl. wettelijk recht op een bedenktijd van 14 dagen. Je bent verplicht je klant hierop te wijzen voordat hij een bestelling definitief plaatst. Binnen deze bedenktermijn kan de klant zonder opgave van reden afzien van de aankoop en het reeds betaalde aankoopbedrag en de verzendkosten van jou terugontvangen.
• De optie tot het indienen van een klacht, wat het beleid is t.a.v. de klachtbehandeling en dat je klant altijd een klacht kan indienen via het Europese ODR-platform. Dit is een Europese website waar consumenten een klacht over een webshop kunnen indienen. Via alternatieve geschillenbeslechting wordt dan een oplossing voor de klacht gezocht.

6. Disclaimer

Op veel websites zie je een disclaimer. Dit is geen overeenkomst, omdat een akkoord van een andere partij (dus jouw klant of websitebezoeker) niet gevraagd wordt. Het is een mededeling van jou als website-eigenaar / ondernemer.
Omdat het geen overeenkomst is, heeft het beperken van je aansprakelijkheid in een disclaimer juridisch gezien niet heel veel waarde.
Wat je wel in je disclaimer kan opnemen:

• Het auteursrecht dat op alle afbeeldingen en teksten van jouw website rust.
• De actualiteit van de informatie op je website.
  (Informatie in bijv. blogs of teksten kan gedateerd raken.)
• Dat er verschillende externe linkjes op je website staan die ter informatie verwijzen naar andere, externe, websites, maar dat jij niet aansprakelijk of verantwoordelijk bent voor inhoud van die websites.
• Een optie contact met jou op te nemen indien men het idee heeft dat de content die jij op je website laat zien niet rechtmatig is of verouderd is.

Wat als je dit alles niet doet?

Je kan natuurlijk denken: ‘Wat kan mij het schelen?’. En dat is natuurlijk prima. Daar ben je vrij in.
Maar denk dan nog net iets verder: het niet nakomen van deze regels/plichten kan nl. verschillende consequenties hebben. Die kleine zakelijke lettertjes waaraan je volgens de wet met je website moet voldoen, komen nl. uit verschillende wet- en regelgevingen. Er zijn zeg maar meerdere invalshoeken. En dat maakt het wat complex.
Je kan een boete krijgen van de Belastingdienst, of bijvoorbeeld van de Autoriteit Persoonsgegevens of de Autoriteit Consument & Markt wanneer je verplichte gegevens niet op je website plaatst. Mogelijk is dit iets waar je niet meteen van onder de indruk raakt. Het wordt echter wat serieuzer wanneer een klant een koop kan ontbinden, omdat jij de regels voor consumentenkoop niet of onvoldoende hebt gevolgd. Of wat denk je van de mogelijkheid dat een bedenktermijn verlengd wordt, omdat jij je klant niet op de juiste manier daarover hebt geïnformeerd? En dat kan jou, als ondernemer, dan wel eens meer geld gaan kosten dan je lief is.

Dus ja, je kan er luchtig over doen. Je kan ook denken: ‘Ik neem mijn business en vooral mijn klant serieus dus ik zorg dat dit goed geregeld is’.
En eerlijk? Als ik zie dat een website op veel punten niet aan deze verplichtingen voldoet, denk ik al gauw: ‘Next. Door naar de volgende!’.

Kom je er niet uit? Gewoon even mailen. Dan denk ik met je mee.